仕事をする上で何かと大切になるのがタスク管理。個人的にもいくつかの仕事を掛け持ちしていると、
「あれ？次は何をやらなきゃいけないんだっけ？」
と思ってしまうことが多々あったり、予定をすっかり忘れてすっぽかしてしまったことも少しはある。誰か僕の予定を教えてほしい。
また複数人で共同で行っている仕事だと、仕事内容の共有なども地味に手間で、だからといって共有してないと仕事が進まなくなったりして、とにかくめんどくさい。この手のことを一度に管理できるソフトウェアがあると非常に便利なのだが…。
Hignull：秘書BOTつきのクラウド型オフィスツール
そういう人にとって非常に役立つツールになりうるのが、今回紹介するHignull（ヒグヌル）。なんと単純なタスク管理や情報共有だけではなく、秘書BOTによって簡単にタスク管理やスケジュールの確認ができる、クラウド型のオフィスツールだ。
今回はHignullの開発元であるTinyBetter株式会社より提供を受けて、本ツールのレビューを行っている。
Hignullでできること
1.秘書BOTで簡単にタスク管理
LINEやFacebookメッセンジャーといったコミュニケーションツールを使って秘書BOTを使用できるので、普段使っているアプリをそのまま使ってタスク管理が可能。いちいち専用アプリを立ち上げて手順に沿ってスケジュールを入力して…なんて手間が省けるのはとても嬉しい。
さらに締切日を入力しておけば、秘書BOTがきちんと事前に教えてくれる。うっかりして予定をすっぽかしてしまった！なんてトラブルの発生を未然に防げる。
2.スケジュール管理
Hignullはタスク管理ツールなので、当然のことながらタスクのスケジュール管理が可能。カレンダーで予定を把握できるほか、ガントチャートによって各工程ごとの進捗を確認できる。
3.チームでタスクを共有
チームでHignullを使用すれば、かんばん機能を利用しタスクを共有できるようになる。さらにコメント機能によってタスクごとの情報の共有も可能。メールやLINE、口頭と違って、そのタスクごとにしっかりと情報を管理できるので、後で見直すのも簡単になる。
4.タスクの推移を可視化
プロジェクトごとのタスクの推移がグラフによって可視化されるので、プロジェクトの遅延や、個人の負荷なども一目瞭然。より円滑なプロジェクト進行が可能になる。
Hignullを使ってみる
無料トライアルを開始
というわけでさっそくHignullを使ってみる。まずはHignull WEBサイトからメールアドレスを送信し、無料トライアルを開始する。
すると入力したメールアドレスに会員登録をするためのURLが送られてくるので、これをクリック。
ユーザー名、パスワード、会社名を入力し、登録をクリック。
するとブラウザ上にHignullのダッシュボード画面が現れた。
秘書BOTの設定
ダッシュボードメニューのセットアップに①のマークがあるので、クリックしてみる。
ここでは秘書BOTの設定やユーザーの招待などが行える。まずは秘書BOTを設定していく。
「HignullBOTを使用する」をクリック。
BOTをFacebookメッセンジャーかLINEで使うかを選択できる。今回はLINEを使ってみることにした。
するとLINEの友達追加用QRコードが表示されるので、スマートフォンLINEアプリ内のコードリーダーを起動させ、QRコードを読み込む。
Hignullの秘書BOTアカウントが表示されるので、友達に追加する。
あとはブラウザ側に表示されている指示通り、「はろー」と入力し、暗証番号を入れれば完全に登録される。
またブラウザに戻ると、秘書BOTの通知に関する編集が行える。適当な設定をしたら、「保存」ボタンをクリックして、秘書BOTの設定は終了。
プロジェクトのタスク管理をする
メニューバーの「プロジェクト」⇒「プロジェクトの追加」から、プロジェクトを作成し、タスク管理を行ってみる。
プロジェクト名を記入し、「保存」をクリック。
TODO、実行中、完了の3つのタブが出現したので、このプロジェクトに必要なタスクを追加していく。
タスクは名前と締切日を入力できる。現時点で「実行中」にあるタスクが完了した場合は、マウスの左ボタンでタスクを掴んで「完了」に移動させればOK。タスクが複数ある複雑なプロジェクトであっても、一目瞭然でタスク管理が可能。
上部にある「コメント」タブに切り替えると、各タスクごとのコメントが表示できる。メモを入れたり、メンバーで情報を共有するのに有効に思える。
秘書BOTを使って予定を追加する
Hignullの特徴である秘書BOTを使って、新しい予定を一つ追加してみる。
LINEに「？」を入力すると、要件が表示される。今回は「0.新しい予定」をタップ。
あとは指示に従って、
- タイトル
- 開始日時
- 終了時刻（予定時間）
- 最寄り駅
- 閲覧制限
- 詳細
を入力していくだけ。LINEの画面でぽちぽち入力していくだけなので、かなり簡単かつサクサク操作できた。
一つ気になるのは「最寄り駅」を聞かれるところ。僕は都会に住んでいる人間ではないので、あまり最寄り駅という考え方がないし、そもそも電車を利用することがほぼゼロに等しい。ここはできれば「会場」とかにしてほしい。
ブラウザから「カレンダー」を確認すると、今さっき秘書BOTで入力した食事会の情報と、その前に入力したタスクが表示されていた。
スマートフォンからの見え方
Hignullはクラウド型のWEBサービスなので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも操作や閲覧が可能。タスク情報を一元管理して、いつでもどこでもあらゆるデバイスから確認できる。なのでスマートフォンからの見え方がどうか？というのは割と重要な問題だ。
というわけでスマートフォンから確認してみると、おおよそパソコン版をそのまま縮小した形に近い表示となっている。左下の丸いボタンをタップするとメニューバーが表示される。
正直な感想を言うと、PC版も含めUIはあまり洗練されているとは言い難く、見栄えとしてはかっこよくない。しかし分かりずらさはあまり感じなかった。PC版でしばらくいろいろ触ってみれば、スマートフォン版では機能制限や見栄えの変更がないので、ほとんど変わらない感覚で使用できるように感じた。
月額料金は1ユーザーあたり1000円
Hignullは使用するにあたって月額料金を支払う必要がある。1か月間の無料トライアル期間中は全機能を無料で試せるが、そこから先は有料だ。
月額料金はWEBサイトによると1ユーザーあたり1000円となっている。設定画面を見ると1プロジェクトごとに800円が必要なようにも見えるが、開発元のTinyBetter株式会社によると、
「プロジェクトごとに800円かかるわけではありません。一人が何個プロジェクトを作っても800円という仕様です。プロジェクト管理機能を何人使うのか、という点でユーザー毎に800円。多数プロジェクト抱えてかんばんをいくつ用意しても1人で使うなら800円というイメージです。」
とのこと。
Hignullの良い/悪い点
良い点
- LINEやFacebookメッセンジャーを使った秘書BOTが便利
- クラウド型のWEBサービスなので情報を一元管理できる
- タスクの可視化が容易
- メンバー間で情報共有できる
- 比較的わかりやすいUI
- パソコンやスマートフォンから操作閲覧が可能
悪い点
- 見栄えがあまり良くない
- 微妙に都会ユーザー向けの文言がある
秘書BOTによるアシストが便利なツール
というわけでオフィスツールHignullのレビューでした。他のオフィスツールに比べて特に便利なのはやはり秘書BOTで、例えば出先で新しい予定ができたときなどにさくっとLINEで入力できるのはありがたいし、新しいアプリなどをわざわざ入れる必要もなく通知が来るのも嬉しい。
2019年4月に発表された新しいツールということもあってか若干まだ粗削りな部分はあるが、1か月間の無料トライアルが可能なので、まずは一度試してみてはいかがだろうか？
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